Invoering van nieuw systeem wordt voor Protestantse Kerk een mega-operatie

door Lodewijk Born, in: Friesch Dagblad, Geloof & Kerk, 25 november 2009

Utrecht - 4 juli 2011: het is de uiterste datum waarop het nieuwe ledenregistratiesysteem van de Protestantse Kerk moet zijn ingevoerd én functioneren. De Amerikanen hijsen op die dag - Onafhankelijkheidsdag - traditioneel de Stars and Stripes. Voor in Utrecht de vlag wappert moet er heel wat gebeuren, en de gemeenten moeten mee.

Goed systeem

Gisteren werd bekend dat de synode vrijdag moet stemmen of ze er mee akkoord gaat dat er opnieuw een miljoenenbedrag voor een landelijke ledenregistratie wordt uitgetrokken: 3,7 miljoen euro.
Feitelijk is het een trein die al zó lang onderweg is - sinds 2004 - dat ondanks een trek aan de noodrem - het afblazen van het vorige project Numeri - de eindbestemming bereikt móét worden. ‘De landelijke ledenregistratie is er voor de plaatselijke gemeenten en de landelijke organen om de zorg voor gemeenteleden te kunnen waarborgen’, zo meldt het rapport van 45 pagina’s dat vrijdag op tafel ligt ter bespreking. ‘Het gaat om het kennen en kunnen volgen van gemeenteleden en hun gezinnen, vanuit de betrokkenheid en zorg om elkaar, vanuit pastoraal en diaconaal belang. Daarnaast speelt ook het financiële belang qua fondsenwerving een rol.’

Dat laatste is wel een understatement. Op dit moment maakt de helft van de plaatselijke gemeenten gebruikt van de landelijke data, voor bijvoorbeeld de actie Kerkbalans en voor kaartregisters. Het is geen geheim dat de landelijke kerk de nieuwe database ook ziet als hulp om veel gerichter doelgroepen te kunnen bereiken, zowel plaatselijk als landelijk. Van een jeugdwerkmailing tot een collecte voor een zendingsproject, het kan kan straks allemaal veel inzichtelijker gemaakt worden.

Functioneel

De Ledenregistratie Protestantse Kerk (LRP) bestaat straks uit de volgende domeinen: een ledenadminstratie, een bijdragenadministratie, de kerkelijke structuur en organisatie, ondersteuning van het pastorale en andere kerkelijke werk via dienstverlening.
Wijzigingen zoals geboorte, verhuizing, overlijden, doop en belijdenis, overschrijvingen en uitschrijven moeten straks snel kunnen worden afgehandeld, maar ook acceptgiro’s en bezoeklijsten voor ouderen moeten met een muisklik uit de printer komen.

Pilot

Tien gemeenten die een goede afspiegeling vormen van de Protestantse Kerk gaan volgend jaar augustus een pilot van vier weken draaien. De implementatiefase (de feitelijke invoering, uitrol) gaat pas van start als de pilotfase is afgerond en geaccepteerd.
In de periode maart-april 2010 worden de gemeenten al geïnformeerd over de ‘functierijkdom’ van het systeem en welke stappen doorlopen worden op weg naar de ingebruikname. Door nieuwsbrieven, informatie via websites en bijeenkomsten moeten de bijna 1800 gemeenten klaargestoomd worden voor het veranderingsproces waarmee ze te maken krijgen.

Keuzemogelijkheid

Er komt ook een helpdesk - per telefoon en mail die gebruikers (tijdens kantooruren), moet bijstaan bij inlogproblemen, beantwoorden van vragen over functionaliteit, etc. En er komt een webforum zodat gebruikers elkaar op dingen kunnen wijzen.
De ledenregistratie met betrekking tot het overschrijving van het (voorkeurs)lidmaatschap moet ook veel eenvoudiger worden. Het generaal college voor de kerkorde toetst op dit moment enkele voorstellen. Een voorstel is bijvoorbeeld de werkwijze dat de betrokken (wijk)kerkenraden hebben ingestemd met een verzoek tot overschrijving als zij niet binnen dertig dagen daar tegen een bezwaar hebben kenbaar gemaakt. Uitschrijven van leden wordt tussen een lid en de gemeente van inschrijving afgehandeld waarbij het lid in alle gevallen een formele bevestiging namens de synode ontvangt. ‘Invoering van deze verbetervoorstellen heeft tot gevolg dat er tienduizenden administratieve handelingen niet verricht hoeven te worden, en dat zonder dat de zorgvuldigheid en betrouwbaarheid van het systeem eronder lijdt’, aldus het rapport. Rond de vijftien werkgroepen zijn bezig met de hele totstandkoming van de LRP; sommigen teams vergaderen wekelijks.

Aanbieding

Het bestuur van de dienstenorganisatie vestigt in zijn aanbiedingsbrief aandacht op de bestuurlijke risico’s. ‘Het invoeren van een nieuw systeem voor de ledenregistratie betekent ook een verandertraject voor zowel het landelijk apparaat cq. de SMRA en de dienstenorganisatie als ook de gemeenten. Dit zou kunnen leiden tot aanpassing van de Kerkorde dan wel de generale regeling. (...) We maken een sprong in de technologische ontwikkelingen naar een webbased technologie.’
De bedoeling is dat alles voor Kerkbalans 2011 draait. Het bestuur meldt in de brief aan de synode dat een worst-case scenario is opgenomen als vangnet. Dan wordt 4 juli 2011 de datum dat in Utrecht de Nederlandse driekleur uit kan.
i Het Projectplan LedenRegistratie Protestantse Kerk van de Protestantse Kerk staat op de site www.pkn.nl